Ik wil mijn tijd beter kunnen indelen

Eerder heb ik al een blog geschreven, waarin ik aandacht gaf aan plannen. De blog waar ik het over heb heet ‘Help! Plannen is niet mijn sterkste punt’. In deze blog ga ik niet heel diep in op het onderwerp, vandaag ga ik dit wel doen en ik zal je ook wat praktische tips geven. Met als doel dat jij je tijd effectiever kan indelen. Wanneer jij een overzicht hebt van wat er moet gebeuren, dan kun jij hier ook gemakkelijker op inspelen. Ik zal nog een aantal blogs gaan schrijven die te maken hebben met jouw tijdsindeling. Wanneer je ingeschreven bent of wanneer je ons volg op social media zul je geen enkele bericht missen! Druk op de knop om de eerder geschreven blog te openen.

Vandaag val ik direct met de deur in huis, hoe bewust plan jij je tijd in? Het is mogelijk dat jij je tijd wel inplant, maar dat jij er niet bewust bij stilstaat wat prioriteit heeft of in welke volgorde jij je tijd het beste kan inplannen. Heb je een agenda, van papier en/of digitaal, waar jij al je afspraken en taken in opschrijf? Wanneer jij je afspraken opschrijft en door middel van je agenda je tijd inplant, ben jij bewuster bezig met het indelen van je tijd. Een agenda alleen zal je timemanagement niet veranderen, maar het is wel een hulpmiddel om je bewuster te worden van je tijdsindeling. Het klinkt misschien heel cliché, maar het werkt echt! Wanneer je zaken opschrijft, dit kan op papier of digitaal, dan zullen deze dingen geen of minder ruimte in je hoofd innemen. Dit is een reden waarom het zo fijn is om met to do lijstjes te werken. Je kunt in een oogopslag zien wat er nog moet gebeuren en dan kun je deze een voor een afvinken. Het afvinken geeft altijd zo een goed gevoel! Ik zal hieronder een aantal tips gaan opsommen, op deze manier is het makkelijker om het overzicht te houden.

1. Gebruik een agenda
   Een agenda helpt je niet alleen om je te herinneren aan afspraken, je kan je agenda ook gebruiken om je taken mee in te plannen. Je hebt hierdoor meer overzicht in hoeveel tijd je hebt. Daarnaast kun je een verwachte of geschatte tijd inplannen waarvan jij denkt dat jij met die specifieke taak bezig zal zijn. Dit geeft niet alleen richting, maar zo creëer je ook rust voor jezelf. Je kan een digitale of papieren agenda gebruiken. Digitaal kan makkelijker zijn, juist omdat je zo gemakkelijker anderen kan uitnodigen en je kan gemakkelijker zaken verplaatsen. Het kan helpen om de soort afspraken of taken verschillende kleurtjes te geven, dit kan meer overzicht geven. Voor mij werkt dit de tegenovergestelde richting op, de hoeveelheid kleurtjes geven meer onrust en het zorgt niet voor overzicht. Alleen door het uit te proberen kun je gaan ontdekken wat voor jou werkt! Er bestaan verschillende apps die je kunnen helpen om dit overzichtelijk te kunnen doen. Je kan de app gebruiken die bij je agenda dienst hoort, zoals google of outlook. Maar je kan ook de agenda app van je telefoon gebruiken of een uitgebreidere app downloaden.

1. Gebruik een to do lijst
   Op een to do lijst schrijf je alles op wat er nog moet gebeuren. Grote en kleine taken, taken met een hoge prioriteit en taken met een lage prioriteit. Alles kun je hierop schrijven. Deze lijst laat overzichtelijk zien wat er allemaal nog moet gebeuren, op deze manier kun je niks vergeten of over het hoofd zien. Het werkt ook fijner dan diverse losse blaadjes, deze kun je kwijtraken. Je kan je overweldigd voelen wanneer je de to do lijst in zijn totaliteit ziet, zeker wanneer er nog niks is afgevinkt. Deze to do lijst kun je inplannen in je agenda. Dit kun je doen door specifiek op te schrijven wat er moet gebeuren, maar je kan ook met steekwoorden in je agenda werken. Op deze manier kun je zien waar je aan wil werken, maar het is niet gespecificeerd. Dit kan ruimte geven om te kunnen schuiven met taken. Een to do lijst kun je met pen en papier maken, via google kun je verschillende templates vinden die je zou kunnen gebruiken. Maar je kan dit ook zelf maken. Je kan een digitale to do lijst bijhouden, dit werkt misschien fijner. Je telefoon heb je altijd bij de hand. Je kan een to do lijst bijhouden in de vorm van bullet journaling. Welke vorm je ook kiest, het zal je helpen om de taken op te schrijven. Vergeet niet om de taken die je hebt voltooid niet te verwijderen, deze lijst zal je een goed gevoel geven. Zeker wanneer jij het idee hebt dat jij voor je gevoel niks gedaan krijgt, dan kan de lijst met voltooide taken een als motivatie dienen!

1. Prioriteer je taken
   Nadat je alle taken hebt opgeschreven, heb nog geen overzicht welke taken de meeste prioriteit hebben. Je kan op verschillende manieren aangeven wanneer iets een prioriteit is, je kan een taak een kleurtje geven of je kan er een symbool bij zetten. Natuurlijk zijn er veel meer andere mogelijkheden om ervoor te zorgen dat de taken met de hoogste prioriteit gelijk je aandacht trekken. Hoe kun je bepalen welke prioriteit een taak heeft? Hier zijn verschillende mogelijkheden voor. Wat mij het meest helpt is om na te gaan wanneer een taak afgerond moet zijn en hoeveel tijd ik daarvoor denk nodig te hebben. Maar ook in hoeveel stappen ik de taak afgerond kan hebben. Dit kan een indicatie zijn, dit werkt voor iedereen anders. 

1. Schrijf de stappen binnen een taak op
   Voordat je een taak kan afvinken, kan deze taak verschillende stappen hebben. Schrijf alle tussenstappen op, dit zal je helpen om de tijdsinvestering beter te kunnen inplannen. Door je taak in stapjes te hakken, wordt deze ook minder groot en zul je meer overzicht hebben. Na elke stap ben jij dichterbij het einddoel. Dit zal een positieve effect hebben op je motivatie, je einddoel zal niet zo groot en ver aanvoelen. 

1. Schrijf op wanneer je op een reactie wacht of wanneer je een vraag moet stellen
   Wanneer je een taak hebt afgerond, zoals een email verzenden, kun je gemakkelijk vergeten dat je nog wacht op een reactie. Zeker wanneer jij deze reactie nodig hebt om verder te kunnen gaan. Wanneer je dit opschrijft, kun je dit niet meer vergeten! Soms komt het voor dat je een vraag hebt en dat je geneigd bent om deze gelijk te stellen, maar je kan ook je vragen opschrijven en deze bewaren voor een overleg of om deze vragen in een keer te stellen. Op deze manier zul je tijd besparen!

1. Beperk de mogelijke afleidingen
   Je bent net zo lekker aan het werk en dan wordt je afgeleid door de notificaties van je telefoon. Voordat je het weet ben je een half uur op social media aan het scrollen. Dit kun je voorkomen door je telefoon op stil te zetten of om je notificaties uit te zetten. Het is moeilijker om te doen wanneer je werkt met een werktelefoon, deze kun je niet gemakkelijk op stil zetten. Je kan inplannen wanneer jij tijd neemt om te reageren op appjes, mailtjes en dergelijke. Op deze manier blijf je in contact, maar gaat dit niet ten kosten van je productiviteit. 

Nu de meeste van ons thuiswerken, komen we andere uitdagingen tegen. Het kan je helpen om een eerder geschreven blog te lezen. In deze blog heeft ik 5 tips voor het thuiswerken, onder andere hoe jij je werkplek kan inrichten. Ik adviseer je om deze blog ook te lezen. Druk op de knop om de blog te openen.

Merk je dat veel taken uitstelt en zou je hier graag een verandering in willen brengen? Lees een eerder geschreven blog, waarin ik aandacht geef aan uitstelgedrag. Druk op de knop om de blog te lezen.

Misschien hou je teveel ballen in de lucht en ben je daardoor het overzicht kwijt geraakt. Ook hier heb al eerder een blog over geschreven, het kan je helpen om deze te lezen. Druk op de knop om de blog te lezen.